Запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В качестве параметра может быть любой текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне. В случае, когда значение выводимых данных должно быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле «Условие отбора» бланка запроса перед параметром, заключенным в квадратные скобки, ставится соответствующий знак. Можно также создавать запрос с несколькими параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями И и ИЛИ . Помимо определения параметра в бланке запроса, необходимо указать с помощью команды Запрос/Параметры соответствующий ему тип данных:
1. Откройте в режиме Конструктора окно запроса и добавьте в него таблицу. Создайте запрос, «перетащив» необходимые поля в бланк запроса и задав условие выбора.
2. В качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?]).
3. Выберите команду Запрос/Параметры .
4. В появившемся окне Параметры запроса введите без квадратных скобок параметр (для точности ввода воспользуйтесь «быстрыми» клавишами копирования и вставки из буфера обмена) и укажите соответствующий ему тип данных. Нажмите ОК .
5. Нажмите кнопку Запуск панели инструментов.
6. В появившемся окне укажите значение параметра.
7. Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовлетворяют заданному значению параметра.
Вычисляемые поля в запросах
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. При этом Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
Квадратные скобки ([...]), в них заключаются имена элементов управления;
Знаки номеров (#), в них заключаются распознанные даты;
Кавычки (""), в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.
Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так: Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля.
Например : Прибыль:[Доход]-[Расход].
Запрос на создание таблицы
Данный тип запросов следует применять, например, для архивирования старых блоков данных или сохранения резервных копий таблиц:
Таблица . Для создания резервной копии таблицы (таблицы, содержащей те же поля и в том же количестве, что и в оригинале), чтобы не перетаскивать все поля таблицы в строку «Поле», достаточно поместить туда символ *, заменяющий все поля таблицы и находящийся в начале списка полей таблицы.
2. Вернувшись в режим конструктора, выберите команду Запрос/Создание таблицы ....
3. В появившемся окне введите имя новой таблицы и нажмите ОК .
Запрос на обновление
Используя этот тип запроса, можно изменить в базовой таблице группу блоков данных, отобранную на основе определенных критериев:
1. Создайте новый запрос выбора и проверьте его корректность, перейдя в режим Таблица .
2. Вернувшись в режим Конструктора, выберите команду Запрос/Обновление .
3. В появившейся в бланке запроса строке «Обновление» в соответствующих столбцах задайте новые значения полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые значения. В случае необходимости воспользуйтесь Построителем выражений .
Запрос на добавление записей
С помощью этого типа запроса блоки данных одной таблицы (все или отобранные запросом) можно поместить в конец другой таблицы:
1. Создайте новый запрос выбора тех блоков данных, которые будут добавлены в некоторую таблицу и проверьте его корректность, перейдя в режим Таблица .
2. Вернувшись в режим Конструктора , выберите команду Запрос/ Добавление ....
3. В появившемся окне введите имя таблицы, к которой нужно присоединить данные, и нажмите ОК .
Запрос на удаление записей
С помощью данного типа запроса можно удалить из базовой таблицы группу блоков данных, отобранных по определенным критериям. При этом следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту операцию нельзя отменить:
1. Создайте новый запрос выбора удаляемых блоков данных. Отбор блоков данных выполняется в соответствии с заданными в строке Условие критериями .
2. Проверьте корректность сформулированных условий, перейдя в режим Таблица .
3. Вернувшись в режим конструктора, выберите команду Запрос/Удалить .
4. В появившейся строке Удалить установите дополнительные критерии отбора.
Создание формы
ФормыAccess позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; помещать вычисляемые поля; ОLЕ-обьекты; намного проще работать с большими текстами поля типа МЕМО в текстовом окне с полосами прокрутки.
Форма строится на основе Access-таблицы или запроса . При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.
Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора , режим формы и режим таблицы.
Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм . Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога пользователя и Мастера форм является «готовая к работе» форма.
Пример
Создать таблицу и формы в режиме конструктора
1. Запустите MS Access /Новая база данных или Открыть базу данных /ОК
2. На экране появляется диалоговое окно Файл новой базы данных . В графе Имя файла вместо db1 набираем Европа /нажимает кнопку Создать после чего на экране появляется окно, в котором создается база данных
3. Нажимаем вкладку Таблицы /Создать
4. В появившемся окне Новая таблица выбираем пункт Конструктор /ОК
5. В окне таблица 1: таблица начинаем заполнять таблицу.
6. В графу Имя поля будем записывать имена полей. В нашем примере поля будут иметь следующие имена:
№ п/п, страна, площадь, население, столица, язык, валюта, карта.
Данные полябудут иметь следующиетипы данных (тип данных выбирается мышкой щелкнув по черному треугольнику):
№ п/п, площадь, население - числовой;
страна, столица, язык, валюта- текстовый;
Карта – поле объекта OLE
7. Внесем в таблицу имена полей и их тип, а затем закроем таблицу, нажав на кнопку X , расположенную в правом верхнем углу окна таблицы.
8. Запишем в окне Сохранение нашу таблицу под именем Страны/ОК
9. На вопрос Задать ключевые поля ? Ответить Нет, т.к. в нашей базе данных мы будем вызывать созданную таблицу по имени, а не по ключевому слову.
10. Нажать Открыть в окне Европа: база данных . Если вы захотите дополнить поля или изменить их тип, то должны будете нажать кнопку Конструктор.
11. Открыть Страны, на экране появится окно таблицы, заполнить ее. Для перемещения из одного поля в другое можно нажимать клавиши Enter, Tab или пользоваться установочными клавишами.
12. Для вставки карты в полеКарта выполнить следующий алгоритм: установить курсор в поле Карта / выбрать в главном меню пункт Вставка/Объект/Microsoft Clip Gallery/ ОК/ Карты/ Выбрать карту и вставить ее щелкнув левой кнопкой мыши (или из файла/обзор/открыть любую папку с рисунками)
Таблица 5.2
13. Расположите страны по алфавиту (выделить поле Страна и воспользоваться сортировкой по возрастанию)
14. Вывести на экран страну с наибольшей площадью.(Выделить курсором наибольшую площадь/)
15. Вывести на экран страну с наименьшим количеством населения. (Выделить курсором наименьшую цифру/Записи/Фильтр по выделенному/Записи/Удалить фильтр )
16. Вывести на экран столицы, начинающиеся с одной буквы (Выделить первую букву/Записи/Фильтр по выделенному/Записи/Удалить фильтр )
17. Вывести на экран страны, имеющие одинаковый государственный язык (Поставить курсор на нужную запись/Записи/Фильтр по выделенному/ Записи/ Удалить фильтр)
18. Работа с ФОРМАМИ : закрыть таблицу/выбрать объект ФОРМА/СОЗДАТЬ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА /выбрать все поля с помощью кнопки >> /далее выполнять действия по алгоритму/(в один столбец)/готово.
19. После создания ФОРМЫ для того, чтобы рисунок вписывался по размеру окна необходимо щелкнуть по рисунку правой кнопкой/выбрать СВОЙСТВА / МАКЕТ/вкладку УСТАНОВЛЕНИЕ РАЗМЕРА: выбрать ПО РАЗМЕРУ …
Создание отчета
Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.
При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.
Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Пример
- Создайте запрос в режиме Конструктора на основе таблицы «Töötaja» (поля: Nimi, Perekonnanimi) и таблицы «Amet» (поле: Nimetus).
- Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Criteria (Условие отбора) для столбца «Amet » (должность) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например Введи должность. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.
3. Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т.к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text)
. Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите кнопку
(Параметры)
Появляется диалоговое окно Query Parameters
(Параметры запроса).
4. В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования), только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Data Type (Тип данных) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку (Запуск) , чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value) ,
в которое нужно ввести значение, например õpetaja. В результате выполнения запроса мы увидем только те имена и фамилии, чья должность — учитель.
В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.
Создание параметрических запросов
Параметрический запрос каждый раз при выполнении требует ввода определенных параметров (условий отбора).
Чтобы установить параметр нужно вместо конкретных данных в бланк QBE в строку условие отбора ввести имя или фразу, заключенную в квадратные скобки, т.е. параметр.
Преимущества параметрического запроса:
Не нужно постоянно модифицировать запрос в режиме Конструктора;
Использование в формах и отчетах, т.к. каждый раз при их открытии MsA запрашивает у пользователей требуемый параметр.
Например :
Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:].
Чтобы выполнить поиск слов, начинающихся с указанного символа:
LIKE [Введите первый символ для поиска:] & "*" Замечание : если необходимо изменить тип данных параметра, нужно выполнить команду Запрос ® Параметры и в диалоговом окне Параметры запроса ввести имена параметров в столбец Параметры в том виде в каком вводили в бланк QBE, а также Тип данных из списка. По умолчанию Тип параметра - Текстовый.
29.Создание итог. запросов. Установки групп. операций. Назначение группировки. Примеры.
Запросы, выполняющие вычисления в группах записей, называются итоговыми запросами .
Для создания итогового запроса необходимо добавить строку Групповая операция в бланк QBE запроса выборки в режиме Конструктора
Добавить строку Групповая операция можно след. образом:*Пункт меню Вид, Груп. операции; *Кнопка Σ (групповые операции) на панели инструментов.
Обобщающие запросы по всем записям
Обобщающие запросы для одной группы записей
При использовании опции группировка записи группируются на основе одинаковых значений поля, где указана данная опция и Access в этом случае выполняет вычисления отдельно для каждой группы.
Обобщающие запросы для нескольких групп записей
Можно произвести расчеты над сгруппированными данными из нескольких полей и из нескольких таблиц.
Группировка с использованием критериев
Кроме того, что можно группировать записи в обобщающем запросе, существует еще возможность устанавливать ограничения на число записей, которые будут обработаны или отображены.
Эти ограничения можно применять к трем типам полей:
Ø поле, обработанное установкой Группировка;
Ø суммируемое поле;не суммируемое поле.
31.Групповые функции. Особенности их использования в выражениях для вычисляемых полей.
Ø Групповые функции
Sum- Вычисляет сумму всех значений поля.
Avg-вычисляет среднее значение поля.
Min- Находит наименьшее значение поля.
Max- Находит наибольшее значение поля.
Count- Возвращает число записей, в которых значения данного поля не пустые.
StDev- Вычисляет среднеквадратичное отклонение для всех значений данного поля.
Var- Вычисляет статистическую дисперсию. Если в группе меньше 2 строк функция возвращает 0
Ø Замечание 1: Функция Count возвращает количество всех записей с непустыми значениями в поле (т. е. полей, не содержащих значения Null) .
Ø Замечание 2: Функции Min, Max, Count применимы ко всем типам полей; Sum, Avg, StDev, Var – только к числовым и денежным, а First, Last к текстовым.
32. Вычисление общих итогов в запросах. Примеры.
Обобщающие запросы по всем записям. Такого типа запросы создаются с участием групповых функций без использования опции группировка.
Пример: Вычислить количество заказанных заказов, среднее значение скидки, максимальное и минимальное значение стоимости услуг.
34.Перекрестный запрос. Назначение. Правила и способы создания
Перекрестные запросы
При перекрестном типе запроса строка Групповая операция всегда активна и в ней устанавливается опция Группировка , которая служит для указания заголовков строк и столбцов. Таким образом, поля, которые будут использоваться для построения строк и столбцов, должны содержать опцию Группировка.
Перекрестный запрос в отличие от других запросов использует в качестве заголовков столбцов значения из таблицы , которая используется при создании запроса.
Создание перекрестного запроса.
Возможны 2 способа создания перекрестного запроса:
Ø Запрос ® Создать ® конструктор;
Ø выбрать таблицы, по которым будет создан перекрестный запрос;
Ø выбрать нужные поля;
Ø пункт меню Вид ® перекрестный или поле на панели инструментов – Вид запроса ® перекрестный;
Ø Заполняем строку Перекрестная таблица
Создание перекрестного запроса с помощью мастера
ü запрос ® создать ® перекрестный запрос
ü выбрать таблицу или запрос из которых будем выводить поля в запросе;
ü выбираем поле по которому необходимо провести итоговые вычисления и групповую функцию; на этом же шаге подтверждаем создание итоговых значений для каждой строки
ü задаем имя запроса; готово.
Замечание:
Если при создании перекрестного запроса с помощью мастера необходимо использовать поля из нескольких таблиц, то следует предварительно создать запрос, который будет содержать все необходимые поля.
Таким образов в запросе появилась новая строка Перекрестная таблица, в которой нужно выбрать по крайней мере 3 поля:
Ø заголовки строк (Группировка);
Ø заголовки столбцов (Группировка);
Ø значения (групповая функция).
Результатом будет таблица:
заголовки строк: значения даты принятия заказа,
заголовки столбцов: названия городов
значения - количество заказов, заказанных клиентом из каждого города за каждый день.
Условия отбора в перекрестном запросе
Условия могут устанавливаться для следующих типов полей:
Ø для любого нового поля;
Ø для поля заголовки строк;
Ø для поля заголовки столбцов.
Запрос, вносящий изменения, можно рассматривать как обычный запрос на выборку, который должен ещё выполнять некоторые операции над указанной группой записей в результирующей таблице.
При создании запроса MsA по умолчанию создает запрос-выборку. Чтобы изменить тип запроса, необходимо воспол-ться меню конструктора запроса.
В окне базы данных запросы-действия имеют каждый свою пиктограмму и! (кнопка запуска).
Т.к. действия запросов, внос. изменения, необратимы , то следует придерж. след. последовательности действий:
создать запрос выборку;2.перейти в режим просмотра результир. таблицы и просмотреть записи, выбранные в запросе; 3.преобразовать запрос выборку в запрос действие; 4.выполнить запрос: кнопка!;5проверить внесенные изменения. Создание запроса для изменения (обновления) значений
Для создания такого запроса, следует пройти 2 этапа:
1.создать запрос на выборку и просмотреть данные, подлежащие изменению;
2.преобразовать запрос-выборку в запрос-обновление и выполнить.
Т.о. сначала создадим запрос-выборку:
Преобразуем запрос на выборку в запрос на обновление:
выберем команду Запрос ® обновление , в запрос будет добавлена строка Обновление.
в строке Обновление в поле Скидка введем 0,15.
на панели инструментов щелкнуть кнопку!
для завершения вып-ия запроса нужно ответить Да.
Запрос на создание таблицы
Построим запрос-выборку;
Выбрать в меню Запрос ® создание таблицы;
В поле Имя таблицы – новое имя таблицы
Перейти в режим просмотра результирующий таблицы, а затем в конструктор.
Вывод дат лучше отключить.
Кнопка! ® Да.
Создание запроса для удаления записей
Это наиболее опасный запрос!!!
Удаляющий запрос может удалять записи из нескольких таблиц одновременно.
Для этого нужно чтобы:
было определено отношение между таблицами;
включена опция Обеспечение целостности данных;
включена опция Каскадное удаление связанных записей.
- Необходимо построить запрос выборку;
- Запрос/удаление;
В таблице Заказы выбрать поле Дата принятия заказа;Для этого поля задайте критерий >=#1/01/08# and <#1.01.09#;Нужно проверить, что результирующая таблица содержит записи, относящиеся только к 2008 году;Режим конструктора;Кнопка!;Кнопка ДА. Записи будут удалены из таблиц.
38.Форма как объект БД. Наз-ие. Режимы просмотра. Способы проект-ия форм вACCESS
Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. Для формы используются режим конструктора и режим формы. Форму можно создать с помощью мастера и конструктора. Мастер: выбор полей для отображения в форме, выбрать внешний вид формы (в один столбец, ленточная, табличная, выровненная, сводная таблица, сводная диаграмма), выбрать необходимый стиль. режиме формы (Режим формы. Окно, в котором форма выводится для отображения или ввода данных. Режим формы является основным режимом, в котором выполняется ввод или изменение табличных данных. В этом режиме можно также изменить макет формы.)
40-41.Режим Конструктора форм.Вид окна конструктора форм.Областиформы.Этапсозданияформы в Режиме Конструктора формы. Режим конструктора форм. При создании формы первоначально отображается только область данных. Чтобы добавить заголовок и примечания формы необходимо: Вид – Заголовок/примечание формы. Также форма может содержать верхний/нижний колонтитул.Заголовок данных. области данных (Раздел данных. Основной раздел формы или отчета. Этот раздел обычно содержит элементы управления, присоединенные к полям в источнике записей. Однако он может также содержать свободные элементы управления, такие как надписи, определяющие содержимое полей.)Выбрав на панели элементов элемент управления Поле, можно производить вычисления в выделенной области или добавлять данные следующим образом: Правая кнопка мыши – Свойства – Данные. Далее подставляем данные либо вводим выражение.
43.Элементы управления, их виды и назначение.
Панель элементов используется для размещения объектов в форме. Рассмотрим кнопки панели :
1.Выбор объектов(можно выделять любой элемент управления, разделять);2.Мастера(существуют мастера по созданию поля со списком, группы параметров, кнопки, диаграммы и подчин. формы);
3.Надпись: позволяет разместить в форме текст в дополнение к размещенному по умолчанию; 4.Группа переключателей: используется для размещения в группе флажков, переключателей или выключателе, представляющих набор альтернативных значений
Выключатель,Переключатель,Флажок испол-тся в кач-ве:1. отдельного элемента управления, связанного с логическим полем;2. свободного элемента управления, принимающего действия пользователя в специальном окне диалога;3. компонента группы параметров, в который отображаются значения для выбора.
Поле со списком: составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список.
Список: создает список, допускающий прокрутку. В режиме формы выбранное значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения записи.
Кнопка: позволяет осуществить разнообразные действия в форме: поиск записи, форматирование отчета, установка/снятие фильтра и т.д.
Рисунок: осуществляет размещение рисунка, не являющегося объектом OLE.
Свободная рамка объекта: позволяет ввести свободный объект OLE, который остается неизменным при перемещении по записям.
Присоединенная рамка объекта: позволяет отобразить в форме объекты OLE. Предназначена для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в форме отображаются разные объекты.
Кроме этого еще: Разрыв страницы, Набор вкладок, Подчиненная форма/отчет, Линия, Прямоугольник, Другие элементы.
Запрос с параметром − это запрос, который при выполнении требует ввода с клавиатуры интересующего пользователя значения критерия отбора записей, т. е. запрашивает ввод условий отбора (параметра) при каждом запуске.
Параметрический запрос создают на основе уже существующего запроса на выборку. При этом для поля, которое предполагается использовать как параметр, в ячейку строки Условие отбора бланка запроса вводится текст-приглашение, заключенный в квадратные скобки, например,
[Введите наименование товара]
Это приглашение будет выводиться в специальном диалоговом окне при запуске запроса, но уже без квадратных скобок. Текст-приглашение должен отличаться от имени поля, но может включать его.
Для поля, которое выводит даты, можно ввести приглашения следующего вида: "Введите начальную дату:" и "Введите конечную дату:", чтобы задать границы диапазона значений. Для этого в ячейке Условие отбора соответствующего поля набирают:
Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:];
Чтобы запросить у пользователя один или несколько символов для поиска записей, которые начинаются с этих символов или содержат их, создают запрос с параметрами, использующий оператор Like и подстановочный знак “звездочка” (*). Например, выражение
Like [Введите первый символ для поиска: ] & *
выполняет поиск слов, начинающихся с указанного символа, а выражение
Like * & [Введите любой символ для поиска: ] & *
выполняет поиск слов, которые содержат указанный символ.
Формирование условий отбора в запросах
Условия отбора для различных типов данных формируются при помощи: логических операций и операций отношения, представленных в таблице 8.1.
Таблица 8.1 −Операции для формирования условий отбора
Примеры формирования различных условий отбора представлены в таблице 8.2.
Таблица 8.2 − Формирование условий отбора
| Тип данных | Постановка задачи | Пример формирования условия отбора |
| Текстовый | Вывод записей с названием товара DDR 512 Mb | DDR 512 Mb |
| Дата/время | Вывод записей с датой 23.03.09 | #23.03.09# |
| Текстовый | Вывод записей с названием товара DDR 512 Mb или DDR 1024 Mb | DDR 512 Mb orDDR 1024 Mb |
| Дата/время | Вывод записей с датой 23.03.09 или 24.03.09 | #23.03.09# or #24.03.09# |
| Текстовый | Вывод записей с количеством товаров между 200 и 550 | Between200 and 550 |
| Целый | Вывод записей с количеством товара в интервале (5; 15) | >5 and <15 |
| Целый | Вывод записей с количеством товара в интервале | >=10 and <=105 |
| Целый | Вывод записей с количеством товара больше 2600 | >2600 |
Примеры использования масок при формировании условий отбора записей в запросах представлены в таблице 8.3.
Таблица 8.3 − Маски в условиях отбора
Итоговые запросы
Итоговые запросы помимо выборки данных выполняют нахождение минимального, максимального значений, среднего арифметического или суммы по указанному полю.
Для создания итогового запроса необходимо выполнить следующие действия:
1 1 В окне базы данных выбрать вкладку Запросы и команду Создать .
2 2 В появившемся диалоговом окне указать команду Простой запрос.
3 3 Выбрать требуемые объекты и поля, нажать Далее .
4 4 Установить опцию Итоговый и нажать кнопку Итоги .
5 5 Указать вид итогов, которые следует вычислить. В итоговых запросах рассчитываются итоги только по числовым полям БД. Нажать последовательно кнопки ОК , Далее .
6 6 Ввести имя запроса, нажать кнопку Готово .
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработатьзапрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Запросы с параметрами работают по двум вариантам:
· отбор данных происходит в отдельном диалоговом окне. Такие диалоговые окна существуют в любой справочной системе, где вводится вопрос, и программа ищет ответ;
· отбор данных ведется непосредственно в таблице запроса в режиме Конструктора. В строку Условие отборазаписываются критерии отбора, и только после этого на экран выводится табличная форма запроса.
1. Диалоговое окно для запроса
Диалоговые окна нужны не только для справки. Они выводят на экран только запрашиваемые данные и скрывают всю остальную информацию. Такой порядок позволяет разделить работу по нескольким направлениям и скрыть коммерческий характер информации.
Любой запрос начинается с создания простого запроса, а так как предстоит дополнительная работа, то создавать его лучше в режиме Конструктора.
После отбора таблиц и полей в том же режиме в строке Условие отборав поле, где необходимо произвести отбор, надо указать критерии отбора. Эти критерии записываются в квадратных скобках в виде формулы:
[введите:КодТовара].
После слова «введите» указывается название поля (рис. 18).
Рис. 18. Создание запроса с параметром
При проверке или запуске запроса открывается диалоговое окно Введите значение параметра (рис. 19), в котором пользователю предлагают ввести параметры. Какой параметр внести, указано на сером фоне окна, а в текстовом окне мигает курсор, дожидаясь ввода данных с клавиатуры.
Рис. 19. Диалоговое окно Введите значение параметра
После ввода параметра в диалоговом окне Введите значение параметра нажмите ОК, и на экране появится таблица с выбранными параметрами (рис. 20).
Рис. 20. Результат действия запроса с параметром
При выполнении запроса по двум и более параметрам окна Введите значение параметра будут появляться после введения каждого параметра друг за другом до тех пор, пока не будут заполнены все требуемые значения. Только после этого откроется таблица запроса.
2. Отбор данных в таблице запроса
Запросы с отбором данных считаются рабочими. Все начинается с простого запроса. В режиме Конструкторав строке Условие отбора в столбце, где необходимо произвести отбор, указываются критерии отбора. В этом случае они записываются в кавычках с указанием данных из записи или с помощью математических знаков (например, "тетради", <5)..
Итоговые запросы
В данном виде запросов выполняются математические итоговые вычисления или статистические расчеты.
При выполнении итогового запроса записи следует сгруппировать по какому-либо признаку (название товара, дата продажи и т.д.).
Для каждой из групп можно провести итоговое вычисление {например, определить общее количество поставленных тетрадей или карандашей).
Запрос начинается с составления простого запроса, то есть отбираются необходимые поля для проведения итоговой операции.
Группировка данных происходит в режиме Конструктора нажатием на кнопку (Групповые операции) на панели инструментов или выполнением команды меню Вид =>Групповые операции. В нижней части окна построения запроса появится новая строка Групповые операции, а в зоне каждого поля автоматически будет установлено значение Группировка.
В тех полях, где нужно сгруппировать данные, необходимо оставить запись Группировка. В этом случае одинаковые данные будут выведены на экран единой записью без повторения. В остальных полях, по которым следует провести итоговые вычисления, в строке Группировка нужно раскрыть список и выбрать одну из итоговых функций (рис. 21)
Рис. 21. Создание итогового запроса
Функции в раскрывающемся списке имеют краткое обозначение (табл. 11).
Таблица 11 Функции групповых операций.
| Элемент | Результат | Тип поля |
| Sum | Сумма значений поля. | «Числовой». «Дата/время». «Денежный» и «Счетчик» |
| Avg | Среднее от значений поля. | «Числовой». «Дата/время», «Денежный» и «Счетчик» |
| Min | Наименьшее значение поля. | |
| Мах | Наибольшее значение поля. | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время»,«Денежный» |
| Count | Число значений поля без учета пустых значений. | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время». |
| StDev | Среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля. | |
| Var | Дисперсия значений поля. | «Числовой», «Дата/время», «Денежный» и «Счетчик» |
| First | Значение первой записи поля | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время», «Денежный» |
| Last | Значение последней записи поля | «Текстовый», «Числовой», «Дата/время», «Денежный» |
